【午後編】営業事務（総務部）の仕事についてまとめてみました！～イベント関連対応や社内整備など
皆さん、こんにちは。営業事務のSです。
関東は梅雨入りしたかと思いきや、その後雨があまり降っていないですね。昨年からお米の不作が続いているので今年の新米には期待していたのですが、今年も難しいのでしょうか…
さて先月からご紹介している営業事務（総務部）の業務内容ですが、今回は午後の業務内容をご紹介いたします。少し長くなってしまいますが、お読みいただけますと幸いです。
関連ページ：【午前編】営業事務（総務部）の仕事についてまとめてみました！～午前中の主なスケジュール・業務内容など
午後業務はイベント事の対応や社内整備がメインです
午後のスケジュール
・13：00～17：00 午後の営業スタート
① メールチェック・電話対応
午前中の業務に引き続き、随時対応していきます。
② 全体会議の議事録作成
月に一度ですが、社内全体会議の議事録を作成、回覧し清書していきます。議事録の作成業務を今までやったことがなかったので、慣れるまでは2～3時間の会議内容を1時間以上かけて作成していましたが、最近は要領をつかんできて、20～30分以内で作成できるようになりました。会議内容を簡潔に分かりやすくまとめるのが難しいです。
③ 出張手配
日本全国、ご注文を受け付けているので、現地調査や施工、測定時の新幹線・ホテル手配をしています。実際に利用するのは営業・製造担当ですが「自分が泊まるならこんなところがいいな～！」と想像を膨らませながら予約をします。実際は予算と格闘していることが多いです。
④ Kintoneアプリ開発
社内システムにサイボウズのKintoneを活用しています。既存アプリの改善や新しいアプリを作成しています。こちらも入社して初めて携わるものでしたが、既存アプリの構造を紐解いて、新しいアプリ作成に役立てていくのが非常に楽しいです。とはいえ他の業務もあるので、時間に余裕がある時に少しずつ進めています。
⑤ 業務マニュアル作成
前任から引き継いだものがありますが、主に入社当時に自身がマニュアルだけで分からなかった部分の補足をアップデートしています。そのほか、新しく導入したシステムや、これまでシステムはあったものの、マニュアルがないものを反映しています。誰が見てもわかるものにしないといけないため、なるべく客観的な表現にで作成するのに試行錯誤しています。また新入社員用マニュアルだけでなく、身についたあとのチェックリストも作成し、業務漏れ・ミスがないようにする工夫も凝らしています。
⑥ お客様向け資料の作成・修正
ECサイトを通じてご購入頂いたお客様向けのアンケートや貸出案内状など、営業事務が発行している資料がいくつかあります。一目で書いてある内容がわかるように工夫しつつ校正しています。問合せが多い内容は随時加筆しています。
⑦ 展示会関連
全国のお客様に弊社を知っていただくために、年に10回程度展示会へ出展させていただいております。現場へ出向くのは営業・製造担当ですが、申込や事前資料の手配などを確認しながら手配を進めていきます。国や市から補助金が出たりもするので、申請に必要な書類を準備がメインの業務になります。
⑧ サンプル・カタログ手配
お客様からサンプルやカタログの送付依頼を多くいただきます。PDFなどオンライン上でご案内できるカタログもありますが、実際に手に取ってみていただく方がお客様のイメージが付きやすいかと思いますので、ご希望がある場合は実物を送付させていただいております。また送付先付近で展示会がある場合はそちらの招待状も同封しております。
⑨ 20周年パーティー準備
株式会社静科は、2025年で創業20周年を迎えることができました。普段よりお世話になっている取引業者様をご招待し、ささやかなパーティーをとり行いました。そのパーティーのご招待状の作成・送付、ご出席確認、ネームプレートの作成、座席表の作成、お祝い品発送の手配などの業務を行いました。ご招待させていただいたほとんどの方が初対面でしたが、楽しくお話することができました。こちらにつきましてはあらためてお話できればと思います。
⑩ 旅行手配
今年の夏には海外へ社員旅行を予定しております。コロナ期明けて初めての社員旅行です。ベトナム国籍の従業員がいるため、VISA申請を補助したり、観光希望アンケートをとったりと従業員全員が楽しめるようサポートしています。個人的には人生初めての海外旅行となるので、少し不安はありますがとても楽しみです。
⑪ 健康診断
福利厚生の一部として会社で健康診断の制度もあります。営業・製造ともに施工や現調で不在にしていることも多いため、数か月前からスケジュールを組み、確実に全員が受診できるよう手配しています。
⑫ 備品管理
事務所で使用する消耗品の大半は私が管理しています。郵便や発送に使用するレターパックや送り状、ボールペンや付箋の文房具、来客用のコーヒーやお茶など数えきれないほどありますが、適正在庫数や現在庫数を見極めて必要な時に「これがない！」とならないよう常に全体を見渡しています。
⑬ その他
営業事務（総務部）の業務とは少し離れますが、台所やゴミ箱の掃除もしています。こちらは業務というより自主的にやっているもので、やはり水回り付近は清潔にしておきたいという思いで動いています。梅雨～夏にかけて、においが目立ってくるため、様々な対策案を練っています。おすすめの対処法ありましたらご教示ください！
日々忙しいですがやりがいを感じています
かなり長くなってしまいましたが、最後までお読みいただきまして誠にありがとうございます。これからも少しずつ静科を紹介していきたいと思います。また来月お会いしましょう！
