【午前編】営業事務（総務部）の仕事についてまとめてみました！～午前中の主なスケジュール・業務内容など
皆さん、こんにちは。営業事務のSです。
ここ最近、一気に温かくなりましたね。この間のゴールデンウイークで友人家族を3組ほど招いて、自宅の駐車場でBBQをしました。日当たりが良い場所なので半袖シャツで過ごすことが出来ました。うちで飼っている猫は大勢の来客が初めてで、小さな子どもに会うのも初めてでしたが、子どもたちを怖がらせることなくいい子でいてくれました。
入社からもうじき半年となりできることがかなり増えてまいりました。
さて私事ですが、2025年6月で入社して半年が過ぎようとしています。これまで事務職経験があるとはいえ、やはり新しい職場・業務に慣れるまでには少し時間がかかりますね。入社から3ケ月ほどでおおよその業務内容が頭に入り、最近は社内をより良くしていくために工夫を凝らしている段階にあります。
現状、求人募集をしている業種もあるのと、みなさんに株式会社静科を少しずつ知っていただきたいので、今回は営業事務（総務部）担当の私の一日の流れ・業務内容について紹介していきたいと思います。少し長くなってしまいそうなので、5月と6月全2回でお届けします。お付き合いいただけますと幸いです。
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一日の始まりの午前中はルーティンワークが多いです
午前中のスケジュール
- 8：00～8：15 出勤 当番制で事務所の掃除をします。
- 8：15～ 朝礼 社内全員で集まり、その日・その週の業務内容、出荷物の確認をします。
- 8：30～ 営業スタート
- 12：00～13：00 昼食
①当日分出荷手配、お客様へ出荷情報のご連絡
配送業者の集荷手配や出荷分の梱包作業が必要なため、朝イチに最優先で取り掛かる業務です。大雨や台風など、天候によってもお届け日に影響が出るので注意が必要です。
②メールチェック
お問合せフォームやご注文の連絡を多くいただきます。こまめにチェックをして、迅速にご返信、各部門への確認・共有を行っていきます。
③注文処理・見積作成
④請求書の発行
営業事務兼総務を担当しているわたくしSの最重要業務といっても過言ではありません。納品・報告書の提出が終わったものの請求書をお送りします。最近はペーパーレス化が進んで、メールやWEBシステムでお送りすることも多くなっております。重複やミスがないように指差し確認を行いながら進めていきます。
⑤電話対応
こちらも事務業務のなかで重要な業務です。お客様からの製品についてのお問合せが多く、最近ようやく皆さんの助けを借りずに回答ができるようになってきました。まだ至らない部分が多いので、先輩方の電話対応に常に耳を傾け、どう説明したらお客様にうまく伝えられるかを研究しています。
⑥郵便物チェック
弊社からお支払いする請求書や紙媒体の注文書などが郵送されてくるので、すべてに目を通して担当ごとに振り分けます。この時期は税金関係のお知らせも多いので、そちらは封を開けずに代表へ渡しています。
⑦お昼休憩
前回ブログに書いた社食お弁当をほとんど毎日食べています。今月から新しくアイスクリームが注文できるようになったので、暑い日には食べて涼んでいます。
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タスクをメモに残しているので、机の上が紙でいっぱいになることも…
このような感じで午前中があっという間に終わってしまいます。ルーティンワークが多いとはいえ、突発的な案件や依頼への対応が必要な場合もあります。一気に舞い込んできて混乱してしまいそうになることもありますが、そういう時は一度深呼吸をして落ち着いて取り込むように心掛けています。
午後の業務内容については、6月のブログにてご紹介したいと思います。また来月もお読みいただけますと幸いです。
